Archiefwet 2026: is uw archief er klaar voor?

Op 1 januari 2027 treedt de nieuwe en langverwachte Archiefwet 2026 in werking. Hoezo niet Archiefwet 2027 vroeg ik mijzelf af. Nou dat zit zo: een wet krijgt zijn definitieve naam op het moment van publicatie in het Staatsblad (in dit geval op 19 juni 2026). Tussen de bekendmaking en inwerkingtreding zit vaak bewust tijd, zodat organisaties zich kunnen voorbereiden.

De wet geldt dus voor de hele overheid: van ministeries en Hoge Colleges van Staat tot provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Ook andere publiekrechtelijke rechtspersonen zoals universiteiten en zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) vallen onder de reikwijdte van de wet.

Voor het overgrote merendeel van onze klanten is dit niet zomaar een wetswijziging: het is een fundamentele herziening van de oude Archiefwet uit 1995. Het beschrijft hoe digitale overheidsinformatie beheerd, bewaard en toegankelijk moet worden gemaakt. In deze blog zet ik graag op een rij wat er verandert en wat dit concreet betekent voor uw informatiebeheer — inclusief webarchivering.

Waarom is de wet vernieuwd?
De huidige Archiefwet uit 1995 was inmiddels sterk verouderd en is destijds geschreven voor een tijd waarin overheden vooral met papier werkten. De Eerste Kamer stemde op 12 mei 2026 in met de nieuwe Archiefwet 2026, die de oude wet vervangt en die bovendien veel beter aansluit op de digitale praktijk van vandaag. Minister Letschert van OCW verwoordde dit al treffend: "Met de nieuwe archiefwet zorgen we dat digitale overheidsinformatie goed bewaard blijft en toegankelijk is voor iedereen. Alleen als overheidsinformatie vindbaar, betrouwbaar en leesbaar blijft, kunnen burgers, politici, journalisten en onderzoekers de overheid volgen en bevragen. Dat versterkt het vertrouwen in de overheid en de democratische rechtsstaat”. Haar laatste zin raakt wat mij betreft de kern. Er valt namelijk nog een wereld te winnen op het gebied van transparantie en vertrouwen en webarchivering speelt hierin een belangrijke rol!

De vijf belangrijkste veranderingen
Het is uiteraard altijd verstandig om de nieuwe Archiefwet zelf ook goed te bestuderen maar ik heb alvast de 5 belangrijkste veranderingen op een rij gezet:

1. Overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar
Dit is de meest concrete wijziging. Artikel 5.4 van de Archiefwet 2026 verplicht organisaties om websites en documenten die blijvend bewaard moeten worden, al na 10 jaar over te brengen naar de bevoegde archiefdienst (Nationaal Archief of een decentrale archiefdienst), in plaats van na 20 jaar. Dat betekent dat uw organisatie echt aan de slag moet met de selectie, kwaliteitscontrole en overdracht van digitale archieven.
Let op: Voor websites en documenten die al bestonden vóór de inwerkingtreding van de wet geldt nog steeds de oude termijn van 20 jaar (artikel 12.3). De verkorte termijn van 10 jaar geldt dus in de praktijk vooral voor nieuw gevormde archieven vanaf 2027 — maar dat is precies waarom nu beginnen met opschonen en ordenen zo belangrijk is!

2. Duurzame toegankelijkheid vanaf het moment van creatie
De wet verplicht organisaties om digitale informatie al bij het ontstaan op een duurzame en toegankelijke manier vast te leggen. Dit betekent bijvoorbeeld dat websites, video’s en videotulen direct vanaf het ontstaan op een duurzame en toegankelijke manier moeten worden opgeslagen, waardoor ze niet verloren gaan bij systeemwijzigingen of veroudering van technologie. In de praktijk zie en hoor ik dat veel klanten nu nog reactief archiveren, bijvoorbeeld wanneer een pagina wijzigt of verdwijnt.

3. Strenger toezicht: meldplicht en boetes
Artikel 10.2 introduceert een meldplicht: verantwoordelijke overheidsorganen moeten incidenten zoals beschadiging, verlies of ontoegankelijkheid van belangrijke documenten onverwijld melden aan de hoofdinspecteur of in het geval van decentrale overheden, bij de eigen archivaris, die periodiek (ten minste twee keer per jaar) rapporteert aan het bestuur (artikel 10.4).

4. Wie is de eigenaar van de webarchieven?
Hoofdstuk 2 van de wet beschrijft duidelijk per organisatietype wie het ‘verantwoordelijke overheidsorgaan’ is: voor gemeenten het college van B&W, voor provincies gedeputeerde staten, voor waterschappen het dagelijks bestuur, en voor gemeenschappelijke regelingen het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie.

5. Aanwijzen archivaris en modernisering vakgebied
Provincies, gemeenten en waterschappen die op 1 januari 2027 nog geen archivaris hebben, moeten er uiterlijk op 1 januari 2029 alsnog één aanwijzen. Daarnaast zullen de diploma-eisen voor archivarissen worden gemoderniseerd en er komt meer nadruk op professionalisering door beter scholingsaanbod (artikel 6.2 en 6.3).

Wat betekent dit concreet voor uw webarchivering?
Voor onze klanten vertaalt deze wet zich naar een aantal directe actiepunten:

• Vanaf creatie archiveren, niet achteraf. Websites, video’s, videotulen, sociale media kanalen moeten doorlopend en geautomatiseerd worden vastgelegd, met behoud van authenticiteit en context.
• Kortere cyclus voor overbrenging. Met een termijn van 10 in plaats van 20 jaar moet uw archief sneller overdrachtsklaar zijn conform de Richtlijn archiveren overheidswebsites. Later dit jaar lanceert Archiefweb haar automatische overbrengingsmodule, waarbij dit met één druk op de knop is te regelen!
• Aantoonbare integriteit, veiligheid en audit trail. Bij toezicht en eventuele meldplicht telt of u kunt aantonen dat informatie niet is gewijzigd sinds vastlegging. Archiefweb werkt met trusted timestamping, audit logging en heeft daarnaast ook haar ISO 27001 + BIO + VvT certificaat.
• Webarchieven moeten transparant en openbaar toegankelijk zijn. Archiefweb archiveerde sinds haar oprichting al meer dan 5 miljoen websites en sociale media kanalen van meer dan 450 organisaties. AVG gevoelige informatie kan heel simpel worden uitgesloten. Met het grootste publiek toegankelijke archief van Nederland draagt Archiefweb al meer dan 15 jaar bij aan een transparante en open overheid voor iedereen!

Begin nu, niet in 2027!
De wet treedt op 1 januari 2027 in werking, maar de praktijk laat zien dat organisaties die wachten tot het laatste moment achter de feiten aanlopen en bovendien minder transparant zijn. Breng nu in kaart welke websites, videotulen, sociale media kanalen nog niet duurzaam en vanaf creatie worden vastgelegd, en waar uw archiefbeheer nog is ingericht op de oude termijn van 20 jaar.

Wilt u weten hoe uw organisatie zich beter kan voorbereiden op de nieuwe Archiefwet?

Neem gerust contact met roderick.sabandar@visma.com of een collega op voor een vrijblijvend gesprek en de stappen die u kunt zetten richting 2027!